FIN

GDPR: Henkilötiedotiedot: Ulkoiset liikekumppanit, sijoittajat

Ilmoitus liikekumppaneillemme: Global Nilfisk, paikallinen yritys internetissä, paikalliset kielet.
Nilfisk-yritysryhmä tallentaa ja käyttää yhteystietoja liikekumppaneidensa yhteyshenkilöistä ja muista asiaankuuluvista työntekijöistä maailmanlaajuisesti sekä tietoja sijoittajistaan. Euroopan unionin (EU)1 Yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR) säätelee, miten Nilfisk voi käyttää näitä tietoja. GDPR:n mukaan yksilöistä kerättyä tietoa kutsutaan henkilötiedoiksi, ja sen soveltamisala on laaja: mikä tahansa, mikä voi identifioida yksilön - nimi, pankkitilinumero, valokuva - on henkilötietoa. Tiedon keräämistä, käyttöä, säilytystä ja jakamista kutsutaan tietojenkäsittelyksi. GDPR koskee kaikkia EU:ssa toimivia Nilfiskin yrityksiä ja niiden käsittelyä kaikkien maailmanlaajuisten henkilötietojen osalta. Se koskee myös Nilfiskin yrityksiä EU:n ulkopuolella, jos ne liiketoiminnassaan käsittelevät henkilötietoja EU:ssa asuvista henkilöistä. GDPR ei koske Nilfiskin yrityksiä EU:n ulkopuolella, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:n ulkopuolella asuvista henkilöistä.
 
Mitä liikekumppanien henkilötietoja Nilfisk käsittelee ja miksi käsittelemme niitä?
 
Asiakkaat, mukaan lukien asiakkaiden neuvonantajat ja muut edustajat, esim. asianajajat:
Nilfisk käsittelee asiakkaidensa työntekijöiden seuraavia henkilötietoja:
  • Nimet, työtehtävät ja työtehtävät
  • IP-osoitteet
  • Liikeosoite ja muut yhteystiedot, kuten puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
GDPR:n käsittelyoikeusperuste: Nilfisk käsittelee näitä henkilötietoja kommunikoidakseen asiakkaidensa kanssa voidakseen :
  • noudattaa sopimusvelvoitteitaan ja käyttää sopimusoikeuksiaan;
  • noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia toimittajana, kuten raportointi veroviranomaisille, tullille, terveys-
  • ja turvallisuusviranomaisille, ympäristöviranomaisille, valvontaviranomaisille, ja käsitellä liiketoimintasuhteista johtuvia oikeudellisia kysymyksiä.
Lisäksi Nilfisk käsittelee näitä tietoja oikeutettujen etujensa puitteissa ylläpitääkseen ja vahvistaakseen suhteita asiakkaisiinsa, tarjotakseen heille tuotteitaan ja palveluitaan, mukaan lukien korjaus ja huolto; säännöllisesti tarjotakseen ajankohtaista tai mahdollisille asiakkaille tarkoitettua tietoa Nilfiskin tuotteista ja palveluista, esimerkiksi uutiskirjeissä; parantaakseen Nilfiskin verkkosivuston toiminnallisuutta ja käyttökokemusta evästeitä käyttäen; lähettämään markkinointiviestintää ja, ennakkosuostumuksella, suoramarkkinointiviestintää sekä tuottaakseen tilastoja ja muita yleisiä, anonymisoituja tietoja tuotteiden ja palveluiden parantamiseksi.

Nilfisk säilyttää tietosi niin kauan kuin ne ovat toiminnallisesti tai laillisesti tarpeellisia, mukaan lukien:
  • Jopa kymmenen vuotta sen jälkeen, kun olemme olleet yhteydessä liiketoimintasuhdettamme koskevista asioista;
  • Siihen asti, kunnes annat meille ohjeet tietojesi poistamiseksi, minkä teemme ottaen huomioon tiedot, jotka ovat tarpeen asiaankuuluvien liiketoimintatarkoitusten, kuten kirjanpidon, palvelun ja oikeudellisten vaatimusten, säilyttämiseksi, tai;
  • Jopa kymmenen vuotta sen jälkeen, kun liiketoimintasuhdetta asiakkaan kanssa koskeva mahdollinen tai todellinen oikeudellinen kiista on päättynyt.
Nilfisk saa henkilötietoja asiakkailta, Nilfiskin työntekijöiltä ja esim. hakemistoista, tietovälittäjiltä.
Jos haluat tietää lisää uutiskirjeiden tai suoramarkkinointiviestintään liittymisestä, klikkaa tästä.
Toimittajat, mukaan lukien asiakkaiden neuvonantajat ja muut edustajat, esim. asianajajat:
Nilfisk käsittelee toimittajiensa työntekijöiden seuraavia henkilötietoja:
  • Nimet, työtehtävät ja työtehtävät
  • Liikeosoite
  • Muut yhteystiedot, kuten puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
Käsittelyoikeusperuste: Nilfisk asiakkaana käsittelee näitä henkilötietoja kommunikoidakseen toimittajiensa kanssa noudattaakseen sopimusvelvoitteitaan ja käyttääkseen sopimusoikeuksiaan; noudattaakseen lakisääteisiä vaatimuksia asiakkaana, kuten raportointi veroviranomaisille, tullille, terveys- ja turvallisuusviranomaisille, ympäristöviranomaisille, valvontaviranomaisille, ja; käsitelläkseen liiketoimintasuhteista johtuvia oikeudellisia kysymyksiä. Lisäksi Nilfisk käsittelee näitä tietoja oikeutettujen etujensa puitteissa ylläpitääkseen ja vahvistaakseen suhteita toimittajiinsa, saadakseen tai harkitakseen heidän tuotteidensa ja palveluidensa hankkimista, mukaan lukien korjaus ja huolto. Toimittajien huolellisuustarkastus: Prospektiivisten toimittajien, jotka haluavat toimittaa Nilfiskille, on täytettävä Ariba-hankintajärjestelmässä kysymyksiä heidän menneistä ja nykyisistä toimistaan liittyen lailliseen noudattamiseen (lahjontaa, ulkomaankauppavalvontaa, kilpailulakia ja tietosuojalakeja) ja yritysvastuukysymyksiin (CSR). Kysymykset koskevat esimerkiksi sovellettavien lakien rikkomuksia, kuten kauppapakotteita tai virallisia tutkimuksia, sekä noudattamista yritysvastuusäännöksistä ja -standardeista. Lisäksi Nilfisk saa ja käsittelee raportteja kolmansilta osapuolilta, huolellisuustarkastusraportteja toimittajista ja muista asiaankuuluvista liikekumppaneista, jotka kattavat oikeudellisen noudattamisen ja CSR-riskit, kuten syytteet, mediajulkisuus ja yleinen maine. Kun liiketoimintasuhde on alkanut, Nilfisk seuraa liikekumppaninsa noudattamista sovellettavien lakien suhteen, kuten lahjontalakeja, ja sopimuksiamme koskevia määräyksiä.
 
Due diligence -seuranta voi sisältää avainhenkilöiden henkilötietoja liikekumppaneista.
 
Due diligence - ja seurantatietojen käsittelyoikeusperuste:
  • Nilfiskillä on merkittävä oikeutettu etu tietää prospektiivisten liikekumppaneidensa tausta ennen liiketoimen sopimista arvioidakseen asianmukaisesti oikeudellisia ja maineen riskejä;
  • Nilfiskillä on myös merkittävä oikeutettu etu tietää oikeudellisista tai maineen riskeistä, joita se voi kohdata liikekumppaninsa lakien, käyttäytymisstandardien tai sopimuskohdevelvoitteiden rikkomisen seurauksena;
  • Liiketoimintakumppaneiden kanssa tehdyt sopimukset sisältävät oikeudellista noudattamista ja käyttäytymisvelvoitteita;
  • ja Nilfiskin on tunnettava liiketoimintakumppaninsa taustasta ja jatkuvista toimista aiheutuvat oikeudelliset riskit suhteessaan Nilfiskiin mahdollisiin tai todellisiin oikeudellisiin vaateisiin, mukaan lukien asianmukaiset lainvalvonta- ja muut viranomaiset, kuten lahjontaa, kauppapakotteita, kilpailulakeja.
  • Edellä mainitut edut ovat huomattavasti yksilöiden yksityisyysintressejä tärkeämpiä. Kolmansilta osapuolilta hankitut huolellisuustiedot pidetään luottamuksellisina tietoina, jotka ovat saatavilla vain työntekijöille ja kolmansien osapuolten neuvonantajille, kuten lakimiehille, tarpeen mukaan.
 
Nilfisk säilyttää tietosi niin kauan kuin ne ovat toiminnallisesti tai laillisesti tarpeellisia, mukaan lukien:
  • Jopa kymmenen vuotta sen jälkeen, kun olemme olleet yhteydessä liiketoimintasuhdettamme koskevista asioista;
  • Siihen asti, kunnes annat meille ohjeet tietojesi poistamiseksi, minkä teemme ottaen huomioon tiedot, jotka ovat tarpeen asiaankuuluvien liiketoimintatarkoitusten, kuten kirjanpidon, palvelun ja oikeudellisten vaatimusten, säilyttämiseksi, tai;
  • Jopa kymmenen vuotta sen jälkeen, kun liiketoimintasuhdetta toimittajan kanssa koskeva mahdollinen tai todellinen oikeudellinen kiista on päättynyt. Nilfisk saa henkilötietoja toimittajilta ja Nilfiskin työntekijöiltä.
Muut liikekumppanit, esim. neuvonantajat, konsultit, edustajat, mahdolliset kumppanit:
Nilfisk käsittelee näiden kolmansien osapuolten henkilötietoja samalla tavalla kuin asiakkaiden ja toimittajien tietoja, samojen kaupallisten, sopimusoikeudellisten ja laillisten tarkoitusten puitteissa. Lain vaatimusten mukaisesti tietyt keskeiset neuvonantajat sisällytetään arkaluonteista Nilfiskin liiketoimintaan liittyvää tietoa koskevalle sisäpiirilistalle.
 
Tietojen jakaminen ja siirtäminen:
Nilfisk jakaa liikekumppanitietoja tarpeen mukaan Nilfiskin organisaatiossa ja tietyille tietojenkäsittelijöille.
 
Asiakkaat: Tietosi ovat yleensä saatavilla seuraavissa paikoissa Nilfiskissä:
  • Oma maasi
  • EU
  • Yhdysvallat
  • Intia
Nilfisk jakaa myös henkilötietosi sen tuotteiden jälleenmyyjille paikallisella alueellasi, jotta he voivat ottaa sinuun yhteyttä mahdollisista liiketoimintamahdollisuuksista. Voit kieltäytyä tästä palvelusta tästä.
Toimittajat, muut liikekumppanit: Tietosi ovat saatavilla kaikille Nilfiskin yrityksille maailmanlaajuisesti ja asiaankuuluville kolmansien osapuolten liikekumppaneille, ellei toisin sovita. Voit nähdä maaluettelon tästä.
 
Yleinen: Nilfisk jakaa tarvittavia tietoja kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat Nilfiskin toiminnan tukemiseen, kuten kirjanpitoon, logistiikkaan, vakuutuksiin, laadunvalvontaan, tuotteiden ja palveluiden parantamiseen sekä asiakasuskollisuuden mittaamiseen. Nilfisk siirtää ja/tai tekee tiedot saataville Euroopan talousalueen (ETA)2 ulkopuolelle standardienmukaisilla EU:n tietojensiirto-sopimuksilla tietojen vastaanottajien kanssa, tarpeen mukaan globaalille Nilfisk-yrityksille, tietojenkäsittelijöille ja yrityksille, jotka tarjoavat viestintä- ja muita palveluita. Maat ETA:n ulkopuolella, joissa tietoja voidaan siirtää tai joissa ne ovat saatavilla pilvipalveluissa, ovat: LISTA LINKKI
 
Sijoittajat: Tanskalaisten lakien ja NASDQ-osakevaihdon asettamien sääntöjen mukaisesti Nilfisk ylläpitää osakerekisteriä kaikista sijoittajista, mukaan lukien ne henkilöt, jotka ovat antaneet nimensä, osoitteensa, tittelinsä, yhteystietonsa ja osuustilinumeronsa. Tietoja käsittelee kolmas osapuoli tietojenkäsittelijä, ja vain pieni joukko Nilfiskin talous- ja ryhmäoikeudellisia työntekijöitä voi käyttää rekisteriä. Tiedot poistetaan muutaman päivän kuluessa siitä, kun Nilfiskin osakkeenomistaja luopuu osakkeistaan. Yksittäiset sijoittajat, jotka haluavat osallistua osakkeenomistajakokouksiin, antavat Nilfiskin tietojenkäsittelijälle nimensä ja heidän vieraidensa nimet. Nämä tiedot ja osallistumisrekisterinumero tallennetaan tietojenkäsittelijän toimesta viimeistään viisi vuotta kokouksen jälkeen ja poistetaan sitten. Sijoittajat voivat myös liittyä neljännesvuosittaisiin webinaareihin käyttäen nimeään ja sähköpostiosoitettaan, ja nämä tiedot poistetaan viimeistään viisi vuotta puhelun jälkeen. Näihin tietoihin voivat päästä käsiksi vain tapahtumiin osallistuvat Nilfiskin työntekijät.
 
Nilfisk University: Henkilöt, jotka pyytävät koulutusta Nilfisk-tuotteista Nilfisk University (NU) kautta, ovat antaneet suostumuksensa hakuprosessin yhteydessä tiettyjen tietojen käsittelyyn liittyen pääsyyn, koulutukseen, testaukseen ja arviointiin. Heidän tietonsa ovat saatavilla Nilfiskin koulutuksen ja kirjanpidon työntekijöille sekä asiaankuuluville kolmansien osapuolten tietojenkäsittelijöille EU:ssa, Yhdysvalloissa ja Intiassa, ja heidän omille työnantajilleen, jotka voivat olla Nilfiskin asiakkaita. Lisätietoja tietojen käsittelytavoista löytyy pääsy- ja muista NU-materiaaleista.
 
Oikeutesi henkilötietoihisi liittyen:
GDPR antaa tiettyjä oikeuksia liittyen Nilfiskin tietojenkäsittelyyn. Ota yhteyttä Nilfiskin Group Legal -osastoon, jos haluat käyttää seuraavia oikeuksia, jos ne ovat sovellettavissa, koskien tietojasi:
  • Pyytää oikeutta saada tietoa henkilötiedoistasi, joita Nilfiskillä on sinusta, ja saada siitä kopio.
  • Pyytää Nilfiskiä korjaamaan tai päivittämään tietojasi, jos tiedot ovat virheellisiä.
  • Pyytää Nilfiskiä lopettamaan tai rajoittamaan tietojesi käsittelyä mahdollisimman pitkälti korjauksen aikana, mukaan lukien asiakkaiden: lopettamalla ei-toivottujen yhteydenottojen tai suoramarkkinointiviestintöjen lähettämisen.
  • Tietyissä tilanteissa pyytää tietojen siirrettävyyttä, esim. antamaan henkilökohtaiset tietosi PDF-muodossa sinulle tai siirtämään tällaiset tiedot toiselle tietojen käsittelijälle, jos se on teknisesti mahdollista.
  • Pyytää henkilötietojesi poistamista tietyin ehdoin.
  • Peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, jos suostumus on ollut tietojesi käsittelyn perusta.
 
Nilfisk noudattaa pyrkimyksensä mukaan antamiasi ohjeita, edellyttäen kuitenkin:
  • sitoutumistaan lakien ja sopimusten mukaisesti,
  • asiakirjojen säilyttämiskäytäntöjä, mukaan lukien tarvittavien liiketoimintadokumenttien säilyttämistä,
  • oikeudellisia etujaan, mukaan lukien ne, jotka liittyvät mahdollisiin oikeudellisiin vaateisiin,
mikä kaikki voi rajoittaa Nilfiskin kykyä täysin noudattaa pyyntöäsi. Voit myös ottaa yhteyttä kansalliseen tietosuojaviranomaiseen kysymyksissä tai valituksissa Nilfiskin henkilötietojen käsittelystä.
 
Jos sinulla on kysyttävää:
Tietojasi keräävä ja käsittelevä Nilfisk-yhtiö on tietojen käsittelijä.
Luettelo asiaankuuluvista Nilfisk-yhtiöistä löytyy täältä
Ota yhteyttä konsernin lakiasiainjohtajaan Global Compliance Officer:
Nilfisk A/S, Kornmarksvej 1, DK-2605 Brondby, Tanska: gdpr.com@nilfisk.com